Ekspertens 10 tips til en vellykket workshop

Sørg for at workshopen ikke blir til bortkastet kaffe, wienerbrød og timelønn. Her får du ekspertens beste tips.

Skal du arrangere firmatur?
Kontakt oss for flere tips og råd

Kall det workshop, møte eller kreativ økt – kjært barn har mange navn. Vi har alle vært på samlinger i jobbsammenheng, hvor ideer skal skapes, temaer skal diskuteres, og mål skal oppnås. Det finnes mange grunner til å arrangere en workshop, og enda flere grunner til å planlegge det på riktig måte.

De fleste kreative økter utenfor kontoret har gode hensikter, men ikke alle arbeidsøkter ender med måloppnåelse – dette kan føre til misfornøyde ansatte og dårlige resultater. Derfor kan det være lurt å søke råd og vink før man sender ut invitasjoner og koker kaffe.

Cathrine Stensland er administrerende direktør og rådgiver i Metro Branding. Hun har god erfaring med å arrangere workshops for firmaer i alle typer bransjer – og deler her sine beste tips for en vellykket arbeidsøkt.

Involver de ansatte. Sørg for at det blir en workshop – og ikke en presentasjon.

Foto: Christian Enger, via Pressworks.

Kom dere ut av kontoret

– Først og fremst er det viktig å ta de ansatte ut av kontoret og deres vanlige arbeidsplass, og sette riktig stemning for workshopen. Hvis man kan dra et annet sted, er det lettere å «stenge av» og fokusere på det som er hensikten med workshopen.

God stemning

– Prøv også å skape en innbydende stemning idet de ansatte kommer inn i lokalet. Man skal føle at rommet er tilrettelagt for møtet – for eksempel ved å spille musikk.

Involver og inkluder

– Involver de ansatte. Dette er noe man fordrer fra starten av møtet, og det er viktig at det ikke blir enveiskommunikasjon fra lederen eller foredragsholderen – da er det en presentasjon og ikke en workshop.

«Uansett hvem som tar ledelsen, er det viktig med en avklaring i starten av møtet. Hva er problemstillingen for workshopen? Hva skal vi jobbe med, og hva skal vi frem til?»

Cathrine Stensland, adm dir, Metro Branding

«Old School»-teknikker

– Start med å oppfordre til diskusjon, løs oppgaver parvis og snakk med naboen. Bruk tusjer og store Post-it-lapper. Skriv og tegn – og heng det opp på veggen. Bruk også moodboards, altså kollasjer med et relevant tema, som får i gang kreativiteten. Legg opp til litt morsomme og kreative oppgaver og nøtter å løse.

Ta ledelsen

– Man kan gjerne lede workshopen selv, og ha full kontroll på fremdrift og gjennomføring, men det er positivt å ha en ekstern som drifter eventet. På denne måten kan lederen selv være med i prosessen, og i større grad ha mulighet til å dokumentere forslag og ideer som blir lagt frem. I tillegg tenker utenforstående annerledes, og skaper dermed rom for nye innspill.

Planlegging

– Uansett hvem som tar ledelsen, er det viktig med en avklaring i starten av møtet. Hva er problemstillingen for workshopen? Hva skal vi jobbe med, og hva skal vi frem til? Underveis i møtet må lederen også passe på at det er riktig tempo. Jobber man med en oppgave for lenge blir man fort lei.

Legg workshoppen et annet sted enn den vante arbeidsplassen. Ta for eksempel en tur til København med DFDS der man har fullt utstyrte møterom og mange muligheter for en hyggelig aften etterpå.

Foto: Martin Heiberg via VisitDenmark

Bryt opp vante grupperinger

– Jeg oppfordrer også å jobbe tverrfaglig og gjerne på tvers av avdelinger. Like barn leker ikke alltid best! Tilbakemeldinger etter en slik arbeidsorganisering sier ofte at det var en meget positiv og lærerik opplevelse.

Mat og drikke

– God kaffe er utrolig viktig – og man kan gjerne droppe det stereotypiske wienerbrødet. Tenk heller energigivende mat som frukt og smoothies . Det er også viktig å ta seg god tid til lunsj – minst 45 minutter. På denne måten kan lunsjtiden bli en positiv, sosial opplevelse for de ansatte.

En godbit for motivasjon

– Man skal heller ikke undervurdere effekten av litt sukker når man begynner å bli sliten. En kjærlighet på pinne til deltakerne når ting begynner å bli trått er morsomt og barnslig – og blir en positiv overraskelse.

Etter en lang dag med sydende kreativitet er det viktig å avslutte med et godt måltid og en skikkelig oppsummering. På DFDS finnes flere restaurantmuligheter avhengig av størrelse på teamet og middagspreferanser.

Foto: DFDS

Avslutt på rett måte

– På slutten av dagen er det viktig å runde av med en oppsummering av det som har blitt gjennomført, slik at de ansatte kan se hva de har bidratt med. Det burde også komme en forventningsavklaring på hva som skjer fremover. Hva skal ideene eller produktet brukes til?

Stensland avslutter med å understreke nødvendigheten av å sende ut et referat i etterkant av workshopen, og senere følge opp og iverksette initiativene fra økten.

– Det er viktig at de ansatte ser fruktene av arbeidet, poengterer hun.